Όσο και μην θέλουν να το παραδεχτούν οι επαγγελματίες κάθε χώρου, τα γραπτά μένουν και μπορούν να σώσουν ή να δυναμιτίσουν μια κατάσταση. Ειδικά τα επαγγελματικά email είναι πλέον ο μόνος τρόπος να αποδείξεις την... αλήθεια σου στη δουλειά. Κάτι σαν το πρωτόκολλο σε μια δημόσια υπηρεσία!
Όση οικειότητα και να έχεις με ένα πρόσωπο που ανταλλάσσεις email στη δουλειά σου, καλό είναι να αποφεύγεις ορισμένες φράσεις που αποδομούν το επαγγελματικό σου προφίλ.
Το εταιρικό email δεν είναι πεδίο ανταλλαγής βολών ή φιλοφρονήσεων (υπάρχει το προσωπικό email για αυτό) οπότε πρέπει να είσαι προσεκτικός στο πώς διατυπώνεις ακόμα και ένα «ευχαριστώ» για να μην είναι παρεξηγήσιμο.
Ιδού μερικές χαρακτηριστικε΄ς φράσεις που πρέπει να αποφεύγεις και τι να γράφεις αντί γι' αυτές.
«Θα βάλω σε κοινοποίηση τον προϊστάμενό σου...»
Δίνει την εντύπωση απειλής ή πίεσης.
Προτίμησε: «Βάζω σε κοινοποίηση τον/την [όνομα] για να είναι ενήμερος/η»
«Όπως ήδη ανέφερα...»
Μπορεί να ακουστεί παθητικά επιθετικό.
Προτίμησε: «Όπως είχαμε συζητήσει προηγουμένως...» ή «Απλώς για μια σύντομη ανακεφαλαίωση...»
«Έγινε!» (ως μονολεκτική απάντηση)
Μπορεί να φανεί ψυχρό ή αδιάφορο.
Προτίμησε: «Ευχαριστώ. Το σημείωσα και θα προχωρήσω στις απαραίτητες ενέργειες».
«Δεν είναι δική μου δουλειά»
Ακούγεται αρνητικό και μη συνεργάσιμο.
Προτίμησε: «Θα σας παραπέμψω στο κατάλληλο άτομο που μπορεί να σας βοηθήσει».
«Όπως έγραψα στο προηγούμενο email μου...»
Συχνά εκλαμβάνεται ως ειρωνικό ή σαρκαστικό.
Προτίμησε: «Επανέρχομαι σχετικά με το προηγούμενο μήνυμά μου...»
«Νομίζω ότι παρεξηγήσατε...»
Δίνει την εντύπωση ότι κατηγορείς τον παραλήπτη.
Προτίμησε: «Επιτρέψτε μου να διευκρινίσω τι εννοούσα στο προηγούμενο μήνυμά μου...».
«Συγγνώμη για την καθυστερημένη απάντηση»
Εστιάζει στην καθυστέρηση.
Προτίμησε: «Σας ευχαριστώ για την υπομονή σας. Ακολουθεί η απάντησή μου...»
«Παρακαλώ απαντήστε γρήγορα»
Οι άμεσες απαιτήσεις μπορεί να θεωρηθούν αγενείς.
Προτίμησε: «Θα εκτιμούσα μια έγκαιρη απάντησή σας»
«Ενημέρωσέ με το συντομότερο δυνατό (ASAP)»
Προτίμησε: «Παρακαλώ ενημερώστε με έως τις [ημερομηνία]»
Δίνει σαφή προθεσμία χωρίς να ασκεί υπερβολική πίεση.
«Κανένα πρόβλημα» (ως απάντηση σε «Ευχαριστώ»)
Προτίμησε: «Παρακαλώ» ή «Χαρά μου» ή «Στη διάθεσή σας»(ανάλογα με το ύφος)
Ακούγεται πιο επαγγελματικό και πιο προσεγμένο.
Μια μικρή διευκρίνιση
Συνολικά, οι εναλλακτικές διατυπώσεις διατηρούν τον ίδιο σκοπό, αλλά ακούγονται πιο ευγενικές, συνεργατικές και επαγγελματικές, μειώνοντας την πιθανότητα παρερμηνειών στον γραπτό λόγο.
Οι παραπάνω συμβουλές είναι χρήσιμες ως γενικές κατευθύνσεις, αλλά δεν αποτελούν απόλυτους κανόνες. Για παράδειγμα:
Το «συγγνώμη για την καθυστέρηση» είναι απολύτως φυσικό και επαγγελματικό να γραφτεί σε ε΄να επαγγελματικό email όταν πράγματι έχεις καθυστερήσει και αναλαμβάνεις την ευθύνη. Μπορεί μάλιστα να συνδυαστεί με ευχαριστία: «σας ευχαριστώ για την υπομονή σας».
Το σημαντικότερο δεν είναι να αποφεύγεις συγκεκριμένες φράσεις, αλλά να προσαρμόζεις τον τόνο σου στον παραλήπτη και στο επίπεδο επισημότητας της επικοινωνίας.
Διαβάστε ακόμα:
Πώς να απαντήσετε στην ερώτηση «γιατί να σας προσλάβουμε;» σε μια συνέντευξη για δουλειά
