Στον σημερινό κόσμο, ο αναμενόμενος χρόνος απάντησης σε ένα email είναι συνήθως 24 έως 48 ώρες. Τι γίνεται όμως αν λείπεις από το γραφείο λόγω άδειας; Αν θέλεις να απολαύσεις ουσιαστικό χρόνο μακριά από τη δουλειά; Αν πρέπει να αποσυνδεθείς εντελώς από το διαδίκτυο και τους αγαπημένους σου συναδέλφους για λίγες ημέρες;

Όταν παίρνεις άδεια για οποιονδήποτε λόγο ειδικά την καλοκαιρινή, είναι δείγμα επαγγελματισμού να ενημερώνεις όσους ενδέχεται να προσπαθήσουν να επικοινωνήσουν μαζί σου.

Γιατί χρειάζεσαι μήνυμα «Εκτός γραφείου»

Πριν φύγεις από το γραφείο (ή απομακρυνθείς από το γραφείο του σπιτιού σου, αν εργάζεσαι από το σπίτι), είναι σημαντικό να δημιουργήσεις ένα μήνυμα «Εκτός γραφείου».

Το μήνυμα είναι μια αυτόματη απάντηση σε κάθε email που αποστέλλεται στα εισερχόμενά σου κατά το διάστημα που έχεις ορίσει, από την ημερομηνία έναρξης έως την ημερομηνία επιστροφής. Όταν κάποιος σου στέλνει email κατά τη διάρκεια αυτού του διαστήματος, λαμβάνει αμέσως μια ειδοποίηση με το προσωπικό σου μήνυμα.

Αυτή η δυνατότητα σου επιτρέπει να απομακρύνεσαι από τις επαγγελματικές σου υποχρεώσεις και να θέτεις επαγγελματικά όρια όταν παίρνεις άδεια.

Ένα σαφές, σύντομο και επαγγελματικό μήνυμα «Εκτός γραφείου» αποτελεί σωστή επαγγελματική συμπεριφορά και στοιχειώδη ευγένεια απέναντι σε όποιον προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σου. Οι αυτόματες απαντήσεις ενημερώνουν τους ανθρώπους που επικοινωνούν μαζί σου ότι δεν μπορείς να απαντήσεις τόσο γρήγορα όσο συνήθως, ενώ παράλληλα τους δίνουν συγκεκριμένες οδηγίες για το πώς να κινηθούν στο μεταξύ.

Κάποιοι μάλιστα προσθέτουν στην υπογραφή του email μια σύντομη ενημέρωση για την επερχόμενη άδειά τους, ώστε να έχουν ενημερώσει τους άλλους αρκετά νωρίτερα.

Freepik

Τι πρέπει να περιλαμβάνει το μήνυμα «Εκτός γραφείου»

Ένα αποτελεσματικό μήνυμα «Εκτός γραφείου» περιλαμβάνει τα εξής βασικά στοιχεία:

* Έναν φιλικό χαιρετισμό.
* Τις ακριβείς ημερομηνίες κατά τις οποίες θα απουσιάζεις από το γραφείο, συμπεριλαμβανομένης της πρώτης ημέρας απουσίας και της ημερομηνίας επιστροφής σου.
* Το άτομο με το οποίο μπορούν να επικοινωνήσουν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή επείγοντος ζητήματος, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος και του αριθμού κινητού τηλεφώνου του συναδέλφου, εφόσον έχει δώσει την άδειά του να χρησιμοποιείται για επείγοντα θέματα.
* Μια υπογραφή στο τέλος του email.

Τι να αποφεύγεις όταν γράφεις το μήνυμα «Εκτός γραφείου»

* Τυπογραφικά και ορθογραφικά λάθη.
* Την παροχή υπερβολικά πολλών λεπτομερειών σχετικά με την απουσία σου.
* Να υπόσχεσαι στους άλλους ότι θα απαντήσεις την ημέρα που θα επιστρέψεις.

Πώς να επικοινωνήσεις τα όριά σου μέσα από το μήνυμα «Εκτός γραφείου»

Για να μπορέσεις όντως να πάρεις άδεια χωρίς να αποσπάσαι από τις επαγγελματικές σου υποχρεώσεις, το μήνυμα «Εκτός γραφείου» θα πρέπει να επικοινωνεί με σαφήνεια τα συγκεκριμένα όρια που έχεις θέσει.

Αν, για παράδειγμα, πηγαίνεις διακοπές στην παραλία και θέλεις να αποσυνδεθείς πλήρως από τη δουλειά, πες ξεκάθαρα ότι δεν θα ελέγχεις το email σου κατά τη διάρκεια της άδειάς σου και ότι δεν θα έχεις πρόσβαση σε αυτό. Και, στη συνέχεια, τήρησε αυτή τη δέσμευση.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ακόμη και το τέλειο μήνυμα «Εκτός γραφείου» δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι όλοι όσοι θα το λάβουν θα σεβαστούν τα όρια που έχεις θέσει.

Πρότυπα email «Εκτός γραφείου» που θέτουν επαγγελματικά όρια

Είτε χρησιμοποιείς Gmail είτε Outlook, η ρύθμιση ενός αυτόματου μηνύματος «Εκτός γραφείου» είναι γρήγορη και εύκολη.

Χρησιμοποίησε τα παρακάτω ως αφετηρία και πρόσθεσε τις δικές σου λεπτομέρειες και το προσωπικό σου ύφος. Και, φυσικά, απόλαυσε την άδειά σου!

Βασικό πρότυπο «Εκτός γραφείου»

Γεια σας,

Σας ευχαριστώ για το email σας. Θα βρίσκομαι εκτός γραφείου έως τις 29 Ιουλίου και κατά τη διάρκεια της απουσίας μου θα έχω περιορισμένη πρόσβαση στο email.

Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή επείγοντος ζητήματος, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον/την [ΟΝΟΜΑ ΚΑΙ ΕΠΩΝΥΜΟ] στο [EMAIL Ή ΑΡΙΘΜΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟΥ].

Σε διαφορετική περίπτωση, θα απαντήσω στο μήνυμά σας το συντομότερο δυνατό μετά την επιστροφή μου.

Με εκτίμηση,

[ΤΟ ΟΝΟΜΑ ΣΑΣ]

Φιλικό πρότυπο «Εκτός γραφείου»

Γεια σας!

Ευχαριστώ πολύ για την επικοινωνία! Αυτή την περίοδο βρίσκομαι εκτός γραφείου έως τις 2 Αυγούστου, καθώς είμαι σε άδεια.

Αν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον/την [ΟΝΟΜΑ ΚΑΙ ΕΠΩΝΥΜΟ] στο [EMAIL Ή ΑΡΙΘΜΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟΥ].

Σε διαφορετική περίπτωση, θα φροντίσω να απαντήσω στο μήνυμά σας μόλις μπορέσω μετά την επιστροφή μου.

Μέχρι τότε, σας εύχομαι να έχετε μια υπέροχη εβδομάδα!

Με θερμούς χαιρετισμούς,

[ΤΟ ΟΝΟΜΑ ΣΑΣ]

Ή:

Γεια σας,

Ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Θα βρίσκομαι σε διακοπές από 2 έως 10 Αυγούστου και σκοπεύω να αποσυνδεθώ πλήρως από τη δουλειά κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.

Για επείγοντα ζητήματα, παρακαλώ επικοινωνήστε με τον/την [ΟΝΟΜΑ ΚΑΙ ΕΠΩΝΥΜΟ] στο [EMAIL Ή ΑΡΙΘΜΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟΥ].

Αν το μήνυμά σας μπορεί να περιμένει, θα φροντίσω να σας απαντήσω το συντομότερο δυνατό μόλις επιστρέψω στο γραφείο.

Να έχετε μια υπέροχη εβδομάδα!

[ΤΟ ΟΝΟΜΑ ΣΑΣ]

Διαβάστε ακόμα:

Δουλεύεις από το εξοχικό; Πρόσεξε αυτά τα λάθη πριν σου χαλάσουν τις διακοπές

Επιστροφή στη δουλειά μετά τις διακοπές: 6+1 τρόποι να νικήσεις το post vacation blues